Ajuda à pesquisa on-line

Ajuda à pesquisa on-line

Para melhorar as suas pesquisas na nossa base de dados queira, por favor, ler o seguinte texto de ajuda.

A base de dados on-line dos Arquivos dos Presidentes oferece ao investigador duas possibilidades de pesquisa: a Pesquisa Simples e a Pesquisa Avançada.

A) PESQUISA SIMPLES – Localizar Documentos

1. O interface da pesquisa simples, na página inicial, apresenta um campo geral que irá pesquisar um termo ou uma expressão de pesquisa, em todos os campos existentes na base de dados. Por este motivo, o tempo de recuperação pode ser um pouco mais demorado. De igual modo, o número de registos poderá ser mais elevado e com informação menos relevante.

Importante: Quando escrever expressões de pesquisa, NÃO inclua partículas com 3 ou menos letras, vulgarmente designadas por "stop words" como, por exemplo, de, da(s), do(s), o(s), ou, a(s)...

2. Pode, também, pesquisar por datas ou intervalo de datas limitando, assim, o resultado da sua pesquisa. Note que os resultados retornados derivam da intersecção de qualquer das datas. Assim, por exemplo:
- Se introduzir como data inicial o ano de 1800, a pesquisa irá retornar todos os registos com data de 1800 e posteriores.
- Se, por outro lado, introduzir como data final o mesmo ano, a pesquisa irá retornar todos os registos com data de 1800 e anteriores.
- Finalmente, se introduzir um intervalo entre 1800 e 1850, a pesquisa irá retornar todos os registos que se situam entre o período referido (incluindo as datas extremas 1800-1850) ou que contêm uma data constante no período compreendido, podendo a outra data estar fora desse âmbito. Isto é, podem ser recuperados registos com data inicial de 1810 e final de 1900 (repare que, neste caso, a data final está fora do período indicado, mas a data inicial não). Por esse motivo esse registo foi, também, recuperado.

3. Na Pesquisa Simples tem ainda uma caixa que pode assinalar, no caso de querer recuperar apenas registos com representação digital (imagem) associada.

4. Todos estes critérios podem, como é óbvio, ser utilizados de forma conjugada. A relação de pesquisa entre eles é de "and", ou seja, o motor de pesquisa irá retornar registos em que todos os critérios definidos estejam presentes. Se tiver dúvidas sobre um dos critérios (nome, data) mais vale retirá-lo, muito embora, desta forma, amplie um pouco mais os resultados obtidos.

5. Na página inicial pode ainda consultar:
- Os "DOCUMENTOS RECENTES", ou seja, os documentos mais recentemente recuperados e consultados.
- Os "DOCUMENTOS MAIS VISTOS", isto é, os documentos mais frequentemente consultados.
Uma vez mais, todos estes itens são selecionáveis, pelo que, clicando sobre eles, irá retornar de imediato o respetivo registo.

B) PESQUISA AVANÇADA - Pesquisar

1. Ao contrário da Pesquisa Simples, o menu PESQUISAR oferece-lhe a possibilidade de combinar vários critérios. Com exceção da opção “Todos os Campos” a escolha de qualquer outra vai resultar numa pesquisa não em todos os campos da base de dados mas apenas num determinado campo. Este facto pode ser uma grande vantagem mas também um problema pois, se não tiver informação precisa ou se não souber exatamente o que procurar, tem mais possibilidade de não recuperar a informação desejada.

2. De seguida, depois de indicar as Datas Inicial e Final de produção e antes de introduzir o termo de pesquisa, pode optar por selecionar o(s) arquivo(s) onde deseja incidir a sua pesquisa. Para isso, basta escolhê-los a partir da lista que lhe é apresentada.

3. A opção de pesquisa seguinte permite procurar um determinado Código de Referência (ou cota). Caso disponha deste elemento, será a melhor forma de chegar exatamente ao registo que procura. Deve, no entanto, introduzir o código de referência completo, sem espaços.

4. É no campo Título e/ou Âmbito e Conteúdo que deverá indicar um termo(s) ou escrever uma frase para pesquisar. Dado que o campo do Título é uma forma resumida e breve de descrição documental o nosso conselho é optar sempre pelo campo Âmbito e Conteúdo que corresponde a uma descrição mais completa. Como é óbvio, o critério introduzido em qualquer um destes campos apenas será aí pesquisado.

5. Para além da introdução do critério ou expressão que pretende procurar, pode determinar a forma pela qual deseja que o motor de pesquisa efetue a procura:
- A opção por defeito é "Contém todas as palavras". Esta opção recupera todos os termos solicitados. Se introduzir, por exemplo, a expressão "viagem presidencial" irá recuperar todos os registos em que se verifique simultaneamente a existência de "viagem" e "presidencial", podendo os termos estar adjacentes ou separados.
- "Contém a frase exata" - recupera o conjunto preciso de termos solicitados. Se escrever como expressão de pesquisa "Presidente Craveiro Lopes", irá recuperar todos os registos em que estas palavras aparecem, exatamente na ordem indicada.
- "Contém qualquer uma das palavras" - recupera cada um dos termos solicitados. Se introduzir a expressão "viagem presidencial" irá recuperar registos em que se verifique a existência de "viagem", "presidencial", "viagem presidencial" e, neste último caso, as palavras "viagem" e "presidencial" podem aparecer adjacente ou separadamente.
- "Não contém a frase exata" - omite um determinado conjunto de termos que tenhamos selecionado. Se indicar a expressão "viagem presidencial", todos os registos contendo esta expressão serão omitidos dos resultados.
- "Não contém as palavras" - omite cada um dos termos indicados. Se indicar a expressão "viagem presidencial", todos os registos contendo estas palavras - de forma isolada ou conjugada - serão omitidos dos resultados.

6. Para além dos campos "Título" e “Âmbito e Conteúdo”, tem ainda a possibilidade de acrescentar ou eliminar estes ou quaisquer outros campos da base de dados. Para esse efeito, prima a opção "Adicionar campo" e aparecerá uma lista com todos os campos da base de dados – Assunto, Autor, Destinatário, Localidade, etc. Depois, selecione o campo que deseja e escolha uma das opções de busca acima referidas.
Pode acrescentar os campos que quiser, bastando carregar de novo no botão "Adicionar Campo". Pode também optar por eliminar um ou mais campos clicando no sinal menos (-), no lado direito do campo.

7. Note que todos os campos em que preencher termos ou critérios de pesquisa serão pesquisados conjuntamente através da expressão booleana "and". Isto significa que apenas serão retornados os registos em que todos os critérios se verifiquem.

A título de exemplo, imaginemos que tenha indicado os seguintes critérios de pesquisa:
Título = Discurso
Datas = 1921-1925
Âmbito e conteúdo = Tomada de posse

Neste caso, apenas serão retornados os registos contendo, nos campos selecionados (Título, Datas e Âmbito e conteúdo), os valores indicados.

C) FILTROS

Os filtros permitem adicionar tipos de restrição aos critérios de pesquisa indicados. Também podem, por si só, ser usados para recuperar registos.

1. Os filtros visíveis na pesquisa avançada são os seguintes:
- Nível de descrição - com este filtro pode recuperar apenas registos num nível ou níveis de descrição específicos, como, por exemplo, apenas documentos compostos ou documentos compostos e documentos simples.
- Com ou sem representação digital - este filtro permite recuperar registos aos quais estejam associadas imagens (ou outros ficheiros) digitais. Ou, ao contrário, recuperar registos sem imagens associadas.

NOTA: se não introduzir qualquer elemento de pesquisa e utilizar apenas os filtros, a pesquisa não deixará de ser efetuada, retornando os critérios acionados pelos filtros. Por exemplo, se selecionar o filtro "Com representação digital", vão aparecer todos os registos existentes na base de dados aos quais estão associadas imagens.

D) VISUALIZAÇÃO DE REGISTOS

1. Após efetuar a pesquisa, são apresentados os registos recuperados, ordenados segundo o critério de Relevância. Pode, contudo, alterar este critério substituindo por qualquer um dos seguintes: Código de Referência, Nível de Descrição, Título, Data Extrema Inicial e Data Extrema Final.

2. Os registos aparecem sob a forma de uma lista, apresentando apenas alguns elementos descritivos, de forma a permitir identificar claramente cada registo. Se desejar ver a descrição integral do registo, deverá clicar no Título do registo ou na opção "Registo completo".

3. Se o registo tiver uma imagem associada, poderá visualizá-la de imediato clicando sobre ela.

E) ADICIONAR À LISTA

Dispõe também da opção "Adicionar à lista".

1. Ao clicar nesta opção, o registo é colocado numa lista privativa, visível na parte direita do ecrã. Esta lista permite-lhe continuar as suas pesquisas e a qualquer momento clicar num dos registos da sua lista e visualizá-lo de imediato. Para retirar um item da lista basta carregar no sinal "-", que aparece ao lado direito de cada registo existente na sua lista.

2. Esta funcionalidade oferece ainda uma das seguintes possibilidades:
- Exportar a minha lista para PDF;
- Enviar a lista por correio eletrónico;
- Exportar a lista para CSV. Esta opção permite criar um ficheiro CSV com os elementos descritivos de todos os registos que a lista contiver. Neste CSV constarão os seguintes elementos: nível de descrição, código de referência, título, cota atual, data inicial e data final, e URL. Tais dados permitem-lhe futuramente aceder de imediato a estes registos, sem necessitar de efetuar nova pesquisa.

Atenção! A lista com os registos não é guardada de sessão para sessão. Assim, quando sair da base de dados, a informação constante da sua lista perder-se-á. Veja, porém, as indicações a seguir, que serão úteis para a recuperação das pesquisas.

3. Todos os resultados de pesquisa contêm um link ativo. Normalmente esse link é o título do registo, ou o apontador que permite visualizar o registo completo. Ao colocar o cursor sobre esse link, aparecem as seguintes opções:
- "Abrir num novo separador" e "Abrir numa nova janela". Ao acionar estas opções, vai-se abrir um novo separador ou uma nova janela do seu browser, contendo o registo sobre o qual clicou. Desta forma a janela onde contém a lista inicial de resultados permanece sempre disponível para ser utilizada, não sendo necessário "voltar atrás".
- "Adicionar link aos favoritos". Esta opção permite-lhe organizar as suas pesquisas (através da gestão dos seus favoritos, que todos os browsers possuem). Assim, é possível armazenar nos seus favoritos as pesquisas que tenha efetuado, que passarão a estar sempre disponíveis, bastando para tanto tornar a acionar o URL guardado, para a pesquisa a que diz respeito ser imediatamente recuperada.
- "Salvar link como". Permite-lhe guardar a página do browser contendo a pesquisa retornada.
- "Enviar link". Permite-lhe enviar o link de uma pesquisa através de correio eletrónico.
- "Copiar link". Permite-lhe guardar o link num ficheiro.

4. Todas estas opções existem por defeito em qualquer browser, mas, aplicadas ao módulo de pesquisa, podem ser muito úteis para memorizar e organizar as suas pesquisas.

F) VISUALIZAÇÃO DE IMAGENS

A base de dados permite aos investigadores ver e navegar nas imagens, e, ainda, efetuar uma manipulação básica das mesmas – rodar, ampliar, reduzir …

G) "DICAS" DE PESQUISA

1. Use preferencialmente a pesquisa simples. Esta atua como o Google, indo procurar a expressão de pesquisa em todos os campos da base de dados.

2. Caso queira usar a pesquisa avançada, tenha em atenção algumas recomendações para realizá-la com proveito:

- Se usar a opção "Contém todas as palavras", evite incluir na sua expressão de pesquisa "stop words" (de, da, das, do, dos, o, os, ou, a, as, e ... etc.), pois estas palavras não são pesquisadas e, portanto, não são encontradas. Este modo de pesquisa vai procurar em cada registo a existência de todas as palavras que compõem a expressão que introduziu, e como não vai procurar "stop words", não as vai encontrar e o resultado será zero registos.
- Se precisar mesmo de usar "stop words", porque tem a certeza da expressão que quer encontrar, então selecione como modo de pesquisa "Contém a frase exata".
- Se tiver dúvidas sobre o que quer encontrar, é boa ideia usar como modo de pesquisa a opção "Contém qualquer uma das palavras".

3. Tente utilizar o mais possível os filtros disponíveis. Por exemplo, caso saiba que o documento que quer consultar está num livro, selecione como filtro o nível de descrição "Unidade de instalação". Conjugadamente com o(s) outro(s) critério(s) de pesquisa, irá recuperar apenas unidades de instalação, nomeadamente livros.

4. Cuidado com as datas. Elas podem ser muito úteis para tornar os resultados da pesquisa mais precisos, mas também podem induzir em erro.

5. Sempre que possível inclua datas completas (ano, mês, dia) e opte por períodos cronológicos.